Оформление работника на работу — процесс, который требует знания трудового законодательства и последовательности действий. Многие думают, что достаточно подписать трудовой договор, но на самом деле существует несколько этапов, обязательных для работодателя. Главное — понять, какие документы нужны и в какой последовательности оформлять сотрудника. Не нужно быть кадровиком — достаточно следовать проверенной инструкции. Уже через час у вас будет готов новый сотрудник, оформленный по всем правилам. Начните с проверки необходимых документов и подготовки приказа.
Подготовка к оформлению
Что сделать перед приходом сотрудника:
- Утвердите штатное расписание с новой должностью;
- Подготовьте образец трудового договора с учётом особенностей работы;
- Создайте личное дело сотрудника для хранения документов.
Не пропускайте этап подготовки — одна компания получила штраф, пока не утвердила штатное расписание перед оформлением нового работника. Не думайте, что договор можно составить на ходу — он должен соответствовать трудовому кодексу.
Проверка необходимых документов
Какие бумаги должен предоставить сотрудник:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку (если имеется);
- СНИЛС и ИНН;
- Документы об образовании (при необходимости).
Не требуйте справку о несудимости — её предоставление не обязательно по закону. Однажды работодатель отказал кандидату из-за отсутствия справки, пока не узнал, что это нарушение трудового законодательства.
Пошаговое оформление сотрудника
Как правильно оформить нового работника:
- Заключите трудовой договор в двух экземплярах;
- Издайте приказ о приёме на работу по форме № Т-1;
- Ознакомьте сотрудника с должностной инструкцией и внутренними правилами;
- Внесите запись в трудовую книжку и личную карточку.
Не забывайте про ознакомление с приказом — сотрудник должен подписать его в течение трёх дней. Одна девушка не подписала приказ, пока не ознакомилась с должностной инструкцией, что вызвало заминку в оформлении.
Регистрация в фондах
Что сделать после оформления:
- Подайте сведения в Пенсионный фонд (форма АДВ-1);
- Зарегистрируйте сотрудника в Фонде социального страхования;
- Сообщите о приёме в налоговую инспекцию (при необходимости).
Не игнорируйте регистрацию — штрафы за неподачу сведений могут быть значительными. Однажды ИП получил штраф за то, что не подал АДВ-1 в течение месяца после приёма сотрудника.
Что делать при ошибке в оформлении
Как исправить распространённые проблемы:
- Опечатка в приказе — издайте приказ об изменении, а не аннулируйте оригинал;
- Пропущенный день в трудовой книжке — укажите правильную дату с пометкой «исправленному верить»;
- Неподписанный договор — дополнительное соглашение о ретроактивной силе.
Не пытайтесь исправить ошибки в трудовой книжке самостоятельно — это может привести к её недействительности. Через пару оформлений вы перестанете бояться бюрократии. Главное — не бояться задавать вопросы в инспекции труда. Помните: правильное оформление работника — не формальность, а защита как работника, так и работодателя. Следуя простым шагам, вы сможете оформлять сотрудников без ошибок и нарушений.